Tipps für Führungskräfte

Erschienen am 26. April 2017 in Lilienpflege

Jan Sommer

Jan Sommer

Jan Sommer baut seit 2010 als Referent der Bundesleitung neue Gruppen in der Region Halle-Leipzig auf. Er findet, dass noch viel mehr Kinder, Jugendliche und Erwachsene die Möglichkeit zum Pfadfinden haben sollten.

 

Muss ich als Vorstand alles selbst machen oder wie kann ich meine Leiterrunde einbinden? Wie du dein Team erfolgreich führen kannst, erklärt in diesem Artikel Jan Sommer, Referent der Bundesleitung.

Seit fast sechs Jahren arbeite ich am Aufbau von neuen Stämmen und der Unterstützung von bestehenden. Dabei bin ich mit vielen Vorständen ins Gespräch gekommen und habe oft anfangs selbst Verantwortung übernommen. Eines wurde mir dabei immer deutlicher: Mit Leitung alleine wäre ich nicht weit gekommen. Meine Erfahrungen konnte ich in Fortbildungen zu Projektleitung und Change Management abgleichen, ich habe sie in 9 Tipps zusammengefasst. Weiter unten findest du dann ganz konkrete Maßnahmen und Methoden, die du mit deiner Leiterrunde angehen kannst.

Führung ist Leitung mit einer Schippe obendrauf

Leiten in der DPSG heißt vor allem begleiten, stärken und fördern von Kindern, Jugendlichen und jungen Erwachsenen (vgl. DPSG-Ordnung Seite 26). Leiterinnen und Leiter entscheiden sich aktiv für die Übernahme einer Stufe und werden vom Stammesvorstand berufen. Sie haben einen klaren Auftrag und ein (Erziehungs-) Ziel.

Führung hingegen hängt nicht unbedingt mit einem Amt zusammen. Sie ist prozessorientiert und möchte für Entwicklung sorgen, ohne ein vordefiniertes Ziel, dafür mit einer Vision. Führung ist auf die Zustimmung aller Beteiligten angewiesen, gleichzeitig bewegt sie die Menschen durch Emotion. Sie steuert also bewusst Menschen und Organisationen, ohne sie zu manipulieren.

Führung braucht auch gute Leitung und idealer Weise ist beides in einer Person zu finden. Führung hat das ‚große Ganze‘ im Blick.

 

9 Tipps für Führungskräfte

1. Höre zu.

Aufmerksames Zuhören bildet die Grundlage für dein Handeln. Denn so bekommst du mit, was die Leiterrunde bewegt, was ihre Bedürfnisse und Wünsche sind. Aus diesen kannst du wiederum dein Handeln ableiten. Aktives Zuhören ist Übungssache und es kommt vor allem darauf an, den Gesprächspartner ernst zu nehmen, seine Meinung und Aussage zu akzeptieren (auch wenn sie der eigenen wiedersprechen mag) und seine eigene Meinung zurückzuhalten. Denn über sich selbst zu sprechen, fällt den meisten viel leichter als zuzuhören. In diesem Artikel der ZEIT findest du weitere Tipps zum Zuhören.

2. Vertraue in dich und deine Leiterrunde

Vertrauen beginnt mit Selbstvertrauen. Und egal, ob du schon lange dabei bist oder gerade erst im Amt: Mach dir bewusst, dass du gewählt wurdest, weil dein Stamm es dir zutraut. Gib dieses Vertrauen zurück und setze auf deine Leiterrunde.

3. Gib Verantwortung ab

Eng mit dem Thema Vertrauen hängt das Thema Verantwortung zusammen. Denn wem man vertraut, dem gibt man gerne Verantwortung ab, oder übernimmt sie. Für dich, als Führungskraft, bedeutet das eine einmalige Gelegenheit zur Entlastung. Denn natürlich musst und kannst du als Vorstand nicht alles selbst machen. Überlege mit deinen Vorstandskolleginnen und -kollegen und eurer Leiterrunde zusammen, wer welche Aufgaben übernimmt. Ein Blick in die Satzung hilft dabei, denn manche Aufgaben kannst nur du übernehmen (wie beispielsweise die Einberufung der Leiterrunde) vieles aber Delegieren (wie beispielsweise die Leitung der Leitungsteams, Kassenführung, usw.).

4. Sorge für klare Aufgaben- und Rollenverteilung

Mit der Abgabe von Verantwortung muss Klarheit geschaffen werden, wer welche Aufgabe im Stamm übernimmt. Denn Kompetenzgerangel und Unklarheiten sorgen für Frustration und Demotivation. Eine einfache Liste mit Namen und Zuständigkeit hilft enorm.

5. Tauscht euch zu Motivation und Stammeskultur aus

Werte spielen eine wichtige Rolle beim Führen. Aus den universellen DPSG-Werten wie Mitbestimmung, Gleichberechtigung, Freiwilligkeit hat jeder Stamm seine eigene Kultur herausgearbeitet – bewusst oder unbewusst. Der bewusste Austausch dazu macht Abläufe im Stamm transparent und verständlicher, bindet neue Mitglieder ein und ermöglicht Veränderung. Beispiele dafür sind Fragen wie der Stellenwert von Spiritualität oder ob, wann und wie häufig Stufen- oder Stammeslager durchgeführt werden.

6. Macht einen Plan – gemeinsam!

Zu führen heißt auch zu entscheiden. Dafür brauchst du den Rückhalt in der Leiterrunde. Denn die grundlegenden Entscheidungen trifft die Leiterrunde und die Stammesversammlung. Macht deshalb einen Jahresplan mit klaren Zielen und denkt auch schon für die nächsten Jahre voraus: Welche Entwicklungen kommen auf uns zu? Brauchen wir neue Leitende oder ein neues Küchenzelt? Das lässt sich beides besser angehen, wenn es längerfristig geplant ist. Gleichzeitig kann eine Leiterrunde auch nicht alles entscheiden, denn sonst würde der Kleinkram ihr Arbeiten aufhalten. Es geht – wie gesagt – um grundlegende Entscheidungen wie Jahresziele mit der Leiterrunde. Der Vorstand entscheidet im Tagesgeschäft.

7. Geh voran – Triff Entscheidungen

Führung bedeutet auch voran zu gehen und neues zu wagen. Das geht nur entschieden. Als Vorstand musst du viele Entscheidungen treffen, wichtig ist, dass du sie triffst. Denn wer immer versucht Fehler zu vermeiden, vergibt Chancen. Eine gute Führungskraft muss immer auch konsequent sein. Mehr dazu findest du in diesem Artikel der ZEIT.

8. Seid mutig, neues auszuprobieren

‚Learning by doing‘ gilt auch für Stammesvorstände. Auch wenn manches schief geht, dafür sind wir ein Jugendverband und dafür dürfen und sollen Leiterinnen und Leiter und auch deren Leiterinnen und Leiter (also Du als Vorstand) lernen und sich weiterentwickeln.

Mehr dazu findest du im Blogartikel“Nur Mut!“

9. Gestalte den Wandel, konzentriere dich auf die Zukunft

Um neues Handeln und Ziele in deinem Stamm einzubringen kommt es auf den Wechsel der Blickrichtung an. Von der Vergangenheit mit eingefahrenen Strukturen und Abläufen („Das haben wir schon immer so gemacht“; „Wir haben schon alles ausprobiert, es hilft nichts“) hin zur entstehenden Zukunft. Hört, seht und spürt, was wirklich wichtig ist, für die Zukunft des Stammes, gebt Raum zur Entwicklung und dann probiert es aus. Natürlich braucht Veränderung Zeit und nicht alles klappt von Anfang an. Aber Stillstand ist nutzlos, sagte schon Baden Powell.


Literatur und Lesetipps

Britta Redmann gibt in ihrem Buch „Erfolgreich führen im Ehrenamt“ eine gute Einführung für Vereine im Sozialen Bereich: Britta Redmann, Erfolgreich führen im Ehrenamt, Wiesbaden, Gabler Verlag, 2015.

Ein spannender Blick in die Wirtschaft wirft das Brandeins-Magazin in seinem Schwerpunkt Scheißjob Führung.

 


Jetzt wird’s konkret! – Methodenvorschläge

Leiterwochende / Klausurtagung

Ein jährliches, regelmäßiges Wochenende oder auch ein Tag zu Themen, die in der Leiterrunde oft untergehen, aber wichtig sind. Solche Themen können sein z.B. die Stammeskultur oder Visionen für die Arbeit und Entwicklung des Stammes sein. Sie ergeben sich schnell aus einer Umfrage in der Leiterrunde. Sinnvoll kann ein externer Moderierender sein, dann können sich alle voll in die Diskussionen mit einbringen. Fragt dazu entweder aus dem Umfeld der DPSG (Nachbarstamm, Bezirk, DV) oder dem BDKJ oder in den Dekanats-/Diözesanstellen der Jugendpastoral nach.

Wachstumsbox der Bundesleitung

Mit diesem Planspiel können Stämme:

  • ihre Position bestimmen (Mitgliederverteilung, Kooperationspartner, Herkunft der Leiterinnen und Leiter usw.)
  • ihr Handeln in ihrem Ort reflektieren
  • neue Strategien zur Mitgliedergewinnung entwickeln
  • sich für neue Zielgruppen und Kooperationen (Jugendhilfeträger, Schulen, …) öffnen

Die Box haben alle Stämme im Stammesversand Oktober 2016 zugeschickt bekommen. Wenn ihr eine weitere benötigt, könnt ihr euch an info@dpsg.de wenden.

Jahresplanung

Auch ein klassisches Führungsinstrument ist die Jahresplanung. Ergebnis sind drei bis sieben Jahresziele (mehr ist unrealistisch), die die Leiterrunde/der Vorstand in den nächsten 12 Monaten umsetzen möchte. Diese sollen im Konsens gefunden werden, damit alle hinter ihnen stehen und sich alle voll bei der Umsetzung einbringen. Sammelt am Beginn Aufgaben die Anstehen (z.B. Anschaffung neues Küchenzelt) und Themen oder Anliegen die ihr gerne weiterentwickeln oder verändern möchtet. Gewichtet diese dann und schaut, dass sie die SMART-Regel erfüllen. Bringt dann euer Vorhaben mit den schon bestehenden Terminen (z.B. Sommerlager, Friedenslicht,…) überein. Am Ende steht ein Jahres-Termin-Plan und eine Liste von Zielen mit Verantwortlichen für diese. Zeitaufwand ist 4-8 Stunden.

Aufgabenverteilung

Als Führungskraft ist es wichtig für Klarheit zu sorgen. Bestimmt sind alle Aufgaben in einem Stamm verteilt, das geschieht meist von ganz alleine. Das führt aber auch dazu, dass sich Aufgaben bei einzelnen (z.B. dem Vorstand) häufen und andere gerne mehr übernehmen würden – aber das vielleicht nicht sagen oder sehen. Deswegen ist es hilfreich alle Aufgaben und deren Verantwortliche in einem Stamm einmal aufzuschreiben und zu reflektieren, ob damit alle zufrieden sind und diese sinnvoll zusammengefasst sind.

Daraus lassen sich klare Aufgabenbeschreibungen machen und so verständliche „Verantwortungspakete“ schnüren. Diese lassen sich dann auf alle Mitglieder der Leiterrunde und manches vielleicht sogar auf Externe verteilen.

Hier ein Beispiel für eine Aufgabenliste in einem Stamm (nicht abschließend oder allgemeingültig):

  • Leitung des Stammes
  • Begleitung der Leitungsteams
  • Ansprechpartner für Eltern / neue Mitglieder
  • Finanzen / Kassenführung
  • Ansprechpartner für die Kirchengemeinde, in der der Gruppenraum ist
  • Vertretung nach Außen (Nachbarstämme, Diözesanverband, Kooperationspartner,…)
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Einberufung und Leitung der Leiterrunden (als Treffen)
  • Vorbereitungsteams für Sommerlager / Stammesversammlung / etc.

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2 Responses

  1. Yes, WE can! « blog.dpsg.de

    21. Oktober 2016: […] Zur Teampflege gehört außerdem Wertschätzung und Danke-sagen. Zusätzlich findest du hier weitere Tipps, wie du deine Leiterrunde als Team erfolgreich führen kannst. […]

     
  2. Tipps für Vorstände – Deutsche Pfadfinderschaft St. Georg – Diözesanverband Paderborn

    3. Mai 2017: […] ganzen Artikel inkl. weiterer Praxishilfen könnt ihr unter blog.dpsg.de lesen. Viel Spaß und gute […]